Bij de voorbereiding op het overleg spelen verschillende facetten een rol. In elk geval houdt die voorbereiding meer in dan ‘nog even bepalen wat we ook al weer gaan zeggen in de vergadering’.
Niet elk onderwerp hoeft even intensief voorbereid te worden, maar sommige agendapunten lopen beslist op een fiasco uit wanneer u onvoldoende aandacht aan de voorbereiding heeft besteed. Het is daarom belangrijk om goed te selecteren aan welke onderwerpen u veel en aan welke u minder voorbereidingstijd wilt besteden.
1. Eigen positie bepalen
– Beschrijf welk belang u als groep bij dit onderwerp heeft en hoe groot dat belang is.
Hulpvragen hiervoor zijn: wat staat er op het spel, wat moet er veranderen, wat zijn de consequenties als de zaak van tafel wordt geschoven?
Hulpvragen hiervoor zijn: wat staat er op het spel, wat moet er veranderen, wat zijn de consequenties als de zaak van tafel wordt geschoven?
– Bepaal hoe sterk uw positie als groep is.
Hulpvragen hiervoor zijn: kunt u rekenen op steun van het personeel, heeft u formele bevoegdheden, hoe sterk zijn uw argumenten, hoeveel is de zaak u waard?
Hulpvragen hiervoor zijn: kunt u rekenen op steun van het personeel, heeft u formele bevoegdheden, hoe sterk zijn uw argumenten, hoeveel is de zaak u waard?
2. Het karakter van het overleg vaststellen
– Ga na in welk stadium het overleg over het betreffende onderwerp verkeert.
Hulpvragen hiervoor zijn: kan het onderwerp slechts verkennend worden behandeld, valt er een inhoude¬lijke discussie te verwachten, is de zaak aan afronding toe?
Hulpvragen hiervoor zijn: kan het onderwerp slechts verkennend worden behandeld, valt er een inhoude¬lijke discussie te verwachten, is de zaak aan afronding toe?
– Stel vast hoe uw opstelling als groep moet zijn gezien het bovenstaande.
Hulpvragen hiervoor zijn: welke informatie wilt u ontvangen en zelf geven, laat u het achterste van uw tong zien tijdens de discussie, is een afronding van het overleg op dit moment haal¬baar en vanuit uw positie gewenst?
Hulpvragen hiervoor zijn: welke informatie wilt u ontvangen en zelf geven, laat u het achterste van uw tong zien tijdens de discussie, is een afronding van het overleg op dit moment haal¬baar en vanuit uw positie gewenst?
3. Eigen strategie bepalen
– Spreek af welk doel u in de komende vergadering wilt realiseren.
Hulpvragen hiervoor zijn: met welke uitkomst van het overleg zou u volledig tevreden zijn, is dat een uitkomst die in de komende vergadering behaald kan worden?
Hulpvragen hiervoor zijn: met welke uitkomst van het overleg zou u volledig tevreden zijn, is dat een uitkomst die in de komende vergadering behaald kan worden?
– Spreek af wat het minimum is dat voor u als groep nog acceptabel is.
Hulpvragen hiervoor zijn: wat wilt u tenminste bereiken in de komende vergadering, waarom is dat de ‘bodem’, waaraan kunt in het overleg afmeten of u dat minimum nadert?
Hulpvragen hiervoor zijn: wat wilt u tenminste bereiken in de komende vergadering, waarom is dat de ‘bodem’, waaraan kunt in het overleg afmeten of u dat minimum nadert?
– Stippel uit welke aanpak nodig is om uw doel te bereiken.
Hulpvragen hiervoor zijn: hoe openen we, op welke manier krijgen we beweging in het overleg, welke valkuilen moeten we omzeilen, welke alternatieven houden we achter de hand?
4. Inleven in de overlegpartner
Hulpvragen hiervoor zijn: hoe openen we, op welke manier krijgen we beweging in het overleg, welke valkuilen moeten we omzeilen, welke alternatieven houden we achter de hand?
4. Inleven in de overlegpartner
– Bedenk welke strategie uw overlegpartner waarschijnlijk zal volgen.
Hulpvragen hiervoor zijn: wat zal hij/zij zich als doel stellen, wat zal als minimum nog net aanvaardbaar voor hem/haar zijn, met welke beperkingen moet uw overlegpartner zelf rekening houden?
Hulpvragen hiervoor zijn: wat zal hij/zij zich als doel stellen, wat zal als minimum nog net aanvaardbaar voor hem/haar zijn, met welke beperkingen moet uw overlegpartner zelf rekening houden?
– Bedenk welke psychologische ‘lading’ het betreffende onderwerp voor uw overlegpartner zal hebben.
Hulpvragen hiervoor zijn: welke gevoeligheden of weerstanden spelen een rol, welke dooddoeners zal hij/zij waarschijnlijk lanceren, wat is de werkelijke mening van hem/haar over het onderwerp?
Hulpvragen hiervoor zijn: welke gevoeligheden of weerstanden spelen een rol, welke dooddoeners zal hij/zij waarschijnlijk lanceren, wat is de werkelijke mening van hem/haar over het onderwerp?
En dan de evaluatie
Een goede voorbereiding op het overleg is heel belangrijk. Maar bijna net zo belangrijk is het om te leren van het verloop van de overlegvergadering. Dat betekent dat u als groep na afloop van het overleg zou moeten evalueren hoe het is uitgepakt. Heeft u de uitgestippelde strategie gevolgd? Zijn er onverwachte wendingen in de vergadering geweest? Hoe heeft uw overlegpartner zich opgesteld en klopte dat met uw voorbereiding? Al met al zijn dit vragen die u kunnen helpen om de volgende voorbereiding nog beter te doen. Het is dan wel zaak dat u die evaluatie kort na de overlegvergade¬ring houdt; dan zijn de ervaringen nog vers en kunt u het scherpst analyseren wat er is gebeurd.
Door Jan Ekke Wigboldus, senior trainer/adviseur en onderzoeker bij SBI training & advies.
